exPractice: gyakorlati módszer a Fujitsu DX-kezdeményezéseinek megvalósításához

Miután 2020-ban elindította egész vállalatra kiterjedő digitális átalakulási (DX) projektjét, a Fujitrát, * a Fujitsu jó úton halad afelé, hogy IT-cégből DX-vállalattá váljon. Kai Tamurával (bal oldalon) és Miki Kobarival (jobb oldalon), a Fujitsu Design Center munkatársaival az exPractice-ról beszélgettünk – arról a gyakorlati módszerről, amelyet a Fujitsu digitális átalakulásának támogatására fejlesztettek ki. Az alábbiakból kiderül, hogyan formálja a vállalatot az exPractice.

*: https://www.fujitsu.com/global/about/resources/news/press-releases/2020/1005-01.html

– Hogyan ösztönzik a digitális átalakulást a Fujitsunál, és hogyan vesznek részt Önök a vállalat egészére kiterjedő digitális átalakulási projektben?

Tamura: A „Fujitsu Transformation” rövidítéséből elnevezett Fujitra program 2020 októberében indult. Ez azt jelenti, hogy a Fujitsu már elindult a DX-vállalattá alakulás útján. Sokféle módon lehet definiálni a DX, a digitális átalakulás kifejezést, de a Fujitsu a japán Gazdasági, Kereskedelmi és Ipari Minisztérium meghatározását használja:

A vállalat képessége az üzleti környezet gyors ütemű változásaira való reagálásra, valamint arra, hogy az adatokat és a digitális technológiát termékei, szolgáltatásai és üzleti modelljei átalakítására használja az ügyfelek és a társadalom szükségletei szerint; és versenyelőnyre tegyen szert üzleti folyamatai, szervezete és cégkultúrája átalakításából.**

Takahito Tokita (vezérigazgató, képviseleti igazgató és a digitális átalakulásért felelős vezérigazgató-helyettes) és a vállalathoz 2020 áprilisában az SAP-tól csatlakozó Yuzuru Fukuda (vállalati főigazgató, informatikai vezérigazgató-helyettes és digitális átalakulásért felelős beosztott vezérigazgató-helyettes) irányításával az egész Fujitsu Csoport – minden divízió, csoport és régió – átalakításán dolgozunk.

**: https://www.meti.go.jp/english/press/2019/0731_001.html

Kobari: Minden divízión kijelölt DX-vezető (DXO) irányítja a digitális átalakulást. A DXO-k közösen oldják meg a problémákat, miközben a felső szintű DX-irányítóbizottsággal (DX Steering Committee) is együttműködnek. A DX Designerek „ragasztóként” kapcsolják össze egymással a DXO-t és a DX-irányítóbizottságot. A DX Designerek különféle részlegektől érkeznek, és együtt alkotják a Fujitra iroda csapatát. Tamura és én magam is DX Designerként veszünk részt a Fujitra iroda munkájában, ahol az átalakítást segítő struktúrák és mechanizmusok megtervezése a feladatunk.

Az átalakulási kezdeményezéseken végzett munka során néha problémákkal, kihívásokkal szembesülünk. Ilyen esetben minden alkalommal elolvasom a projekt elején kidolgozott DX-küldetésnyilatkozatot. Reményeink szerint a küldetésnyilatkozatban leírt viselkedés és érzések áthatják majd a vállalatot, és beépülnek a Fujitsu kultúrájába.

Az exPractice segít napi rutinná tenni a folyamatos változást

• Miben áll egy DX Designer munkája?

Tamura: Mindenekelőtt létrehoztam egy olyan fórumot, ahol a DXO-k meg tudják osztani egymással ötleteiket. Eldöntöttük, hogy kéthete találkozunk online a koncepció és a tartalom kidolgozása céljából.

Mivel ez nagyszerű lehetőséget kínált a különböző divíziók képviselőinek a találkozásra és az eszmecserére, úgy döntöttünk, hogy prezentációk helyett „csoportos improvizációt” tartunk, ahol ütköztetni tudjuk egymással az ötleteket – így lett a platform neve DXO Jam.

Egyre több olyan kérést kaptunk a DXO-któl, hogy szeretnék bevonni a frontvonalban dolgozó munkatársakat az átalakulási kezdeményezésekbe. Ezért átalakítottuk a DXO Jam tartalmát, és létrehoztuk az exPractice-t.

A tapasztalat (experience) és a gyakorlat (practice) szavak összevonásával megalkotott exPractice, mint program, a gondolkodáson túlmutatva továbblép a cselekvés felé, és az egyén megkülönböztető erősségeinek ápolását és hasznosítását ösztönzi. Ezzel támogatja az személyes átalakulást, amelynek első lépése a saját cél megkeresése.

Kobari: Tamura és én különböző belső és külső humántőke-fejlesztési programokat és szervezetátalakítási projekteket terveztünk. Az felhalmozott tapasztalatok alapján azt szerettük volna elérni, hogy az exPractice program segítsen az embereknek a változás eszközeiként tekinteni magukra, majd pedig lehetővé tegye számukra, hogy használják is ezt az eszközt.

Ha az ember egy félig kész autóval indul útnak, nem jut messzire, akármilyen jól is vezet. Az exPractice program első lépése a célmeghatározás (Purpose Carving), amelynek célja, hogy mindenki saját képére formálja a járművét. Az ezt követő lépések mindig a helyzettől függenek, és a Fujitrán belül ezek a következők lehetnek: Dexign gyakorlat, scrum gyakorlat, és adattudomány.

• Mi az oka a tervezési gyakorlat (Design Practice) helyett a dexign gyakorlat (Dexign Practice) kifejezés használatának?

Tamura: A dexign a dizájn (design) és az élmény (experience) szavak összevonásával keletkezett. Amikor az ember a dizájn szót hallja, jellemzően valami elegáns vagy gyönyörű megjelenésű dologra gondol. Az exPractice kontextusában azonban a dizájn, a tervezés célja a lehető legjobb élmény megteremtése, ezért megpróbáltunk a feladatra külön fogalmat alkotni.

Az emberek azt is szokták gondolni, hogy a dizájn megalkotása néhány tehetséges ember privilégiuma, de én nem így látom ezt. A dexign lényege a lehető legjobb élmény kidolgozása, bevezetése és nyújtása. Ehhez pedig intelligenciára és megértésre van szükség – ismeretekkel és tapasztalattal kell rendelkezni hozzá egy bizonyos szakterületen, iparágban vagy témában. Ezen túlmenően a saját gyakorlat megalkotásánál figyelembe kell venni a saját célt és érzékenységet. Olyan ötletekkel előállni, amelyek kívül esnek az ember saját előítéletein, és lehetővé teszik, hogy esetenként nagy lépésekkel haladjunk előre. Ezt hívom eltérésnek. Ezeket az ötleteket aztán úgy kell alkalmazni az üzleti működésre, hogy ne keletkezzenek közben problémák, ezért mindig törekedni kell az összhangra. Ez az integráció.

Az intelligenciára és az érzékenységre épülő eltérés és integráció alapvető szerepet játszik a dizájn megteremtésében, de ezt nehezen lehet a meglévő „dizájn” szóval kifejezni. Ezért alkottam rá egy új kifejezést: a dexignt.

Az akarat felszabadítása és a kölcsönös elfogadás a célmeghatározás útján

• Az exPractice program első lépése a célmeghatározás (Purpose Carving). Mit jelent pontosan ez a kifejezés?

Kobari: Ez egy olyan párbeszédalapú folyamat, amelynek során az ember azonosítja és kifejti saját személyes célját. Úgy gondolom, hogy erre mindenki képes, és vágyik is rá. Az elfoglalt hétköznapokban azonban nem mindig van időnk gondolkozni rajta, és különböző dolgok elterelik a figyelmünket. A „Purpose Carving” alapötlete, hogy mindenkinek van személyes célja, és párbeszéd útján azonosítani tudjuk ezt a lelkünkben égő tüzet. Ezért a DXO Jam során is a célmeghatározás volt az első lépés.

A Fujitsu munkatársai az alábbiak szerint határozták meg személyes céljaikat.

Tamura: Meggyőződésem, hogy a célmeghatározás felszabadítja az akaratot, és kölcsönös elfogadáshoz vezet. Szerintem a nagyvállalatoknál sokan úgy érzik, hogy az egyén gondolatai helyett a szervezeti döntések hangsúlyosak, ezért fokozatosan leszoknak róla, hogy hallassák a hangjukat. Így aztán kialakul egy amolyan „ez van, ezt kell szeretni” légkör.

Ahhoz, hogy ösztönözni tudjuk a változást, és őszintén szembenézzünk az ilyen helyzetekkel, ahelyett, hogy elkendőznénk őket, rá kell világítanunk az egyes munkatársak személyes céljaira, küldetéstudatára, hogy mit szeretnének elérni, és ezt az energiát hasznosítva lelkesítenünk kell őket, és fel kell szabadítanunk az egyéni akaratot. Lehet, hogy nem fogjuk tökéletesen megérteni, de el tudjuk fogadni egymást. Aztán együtt tudunk dolgozni azokkal, akikkel összebarátkoztunk, hogy előbbre vigyük és megváltoztassuk a dolgokat. Szerintem ez kulcsfontosságú az átalakuláshoz.

A Fujitsu célja, hogy fenntarthatóbbá tegye a világot a bizalmat társadalmi szinten erősítő innováció által. Lehet, hogy egyesek aggódnak, mert az ő személyes céljuk eltér ettől, de úgy gondolom, hogy ezekben a különbségekben van érték. Ezzel együtt, ha az egyéni cél ezzel teljesen ellentétes, bizonyos korrekciós lépésekre van szükség. Hiszen a két vektor eredője olyan új diverzitást, erőt hozhat létre, amelynek segítségével gyorsan tudunk reagálni a környezet változásaira, és innováció jöhet létre.

Az exPractice programban részt vevő munkatársak, akik már ismerik a Fujitra megvalósításához szükséges szemléletet és koncepciókat, már alkalmazzák a tanultakat, és reflektálnak egymás céljaira a vállalat egészére kiterjedő digitális átalakulás megvalósítása érdekében. Bár az exPractice programot teljes egészében online valósítjuk meg, így is érezhető, milyen lelkesen alkalmazzák a gyakorlatban a módszert.

• A jövőbeni tervekről is szeretnénk hallani.

Tamura: Jelenleg indítjuk el a Top First programot, ami az exPractice verziójaként a felsővezetésnek kíván segítséget nyújtani az átalakulás ösztönzéséhez. A vezetői csapat tagjainak készült Tokita elnöktől az igazgató szinten keresztül egészen a frontvonalban dolgozókig, és szoros kapcsolatban áll a DX-küldetésnyilatkozatunkban is szereplő céllal – a vállalati kultúra átalakításával.

Kobari: Úgy gondolom, hogy valószínűleg minden vállalatnál sok olyan ember van, aki a szíve mélyén dédelget valamilyen célt. A célmeghatározással feltárjuk az ilyen titkos célokat, és agilis, egymást átfedő módon mozgósítjuk őket. A technológia használatával és a gyakorlat felhalmozásával megvalósíthatjuk az átalakulásunkat.